¿Miedo a delegar? 4 claves para aprender a delegar con eficiencia
Uno de los obstáculos más frecuentes y difíciles de resolver
a la hora de gestionar las tareas del día a día es el miedo a delegar. Miedo a
que tu equipo no pueda llevarlo a cabo como lo harías tú mismo, preocupación
por tener que darle un pormenorizado seguimiento, no cumplir con los plazos,
bajar la calidad, etc.
Como jefe tal vez piensas “para hacer esto, estoy yo” o tal
vez estás pensando “pierdo más tiempo explicándolo que haciéndolo”. Yo creo que
hay un poco de verdad en cada uno de estos pensamientos. Y también creo que con
ellos, no lograrás un resultado diferente. ¿Hoy estás logrando tus metas cómo
lo deseas? ¿Cuál es el costo? Si realmente quieres hacer un cambio y empezar a
delegar, sigue estos pasos. Un único consejo básico para que esto funcione:
impleméntalo ya mismo. No esperes que sea una semana propicia, ni que estés más
organizado, ni que sea comienzo de la semana, del mes, o del trimestre. Hoy
mismo, terminas de leer este artículo, y ponte en marcha:
1) Empieza por
algo pequeño: no tienes por qué comenzar a delegar el proyecto más importante
que tienes entre manos, o aquello por lo que tu jefe estará preguntándote en la
semana. Tienes que iniciar por algo pequeño. Puede ser un llamado de
seguimiento a algunos clientes que alguien podría hacer como miembro de tu
equipo. O participar de una reunión de rutina con otras áreas (no una reunión
de estrategias ni una en la cual debas tomar una decisión crítica, pero seguro
tienes una sino varias de esas reuniones que habitualmente se utilizan para
hacer el seguimiento de un proyecto interno o mantener informada a las áreas de
algunos cambios menores). También puede ser la investigación de un tema en
particular o la organización de un evento de baja escala (como una reunión, una
encuesta, un desayuno de trabajo). Sé creativo. Encuentra algo. Deja de lado
las excusas. Encuentra hoy mismo algo para delegar.
2) Elije quién
hará esa tarea: puedes notar que no puse este paso en el primer lugar. No debes
elegir primero a quién delegar y luego elegir las tareas, sino exactamente al
revés. Una vez tengas la tarea elegida, mira a tu equipo de colaboradores,
¿quién de todos está en mejores condiciones para realizarlo? No te permitas una
respuesta simplista del tipo “ninguno lo hará tan bien como yo”. Además de un
tanto soberbio, puede ser bastante irreal. Normalmente las personas no
desplegamos nuestra capacidad hasta el momento en que tenemos que utilizarla.
Así que este bien puede ser el caso. Elige a alguien en quien confíes, que
tenga las mejores condiciones (por sobre sus compañeros) para llevar a cabo
esta tarea: educación o entrenamiento, experiencia similar en otras tareas,
condiciones similares (trabajo bajo presión o interacción con otra área
particular, por ejemplo), disponibilidad. Todas estas condiciones son para
evaluar y elegir al más idóneo. No para reconfirmarte que mejor lo sigues
haciendo tú.
3) Define los
objetivos con claridad: una vez que sepas qué es lo que vas a delegar, define
los objetivos y explícaselos a quien tomará esta tarea. No le digas exactamente
qué es lo que tiene que hacer. Confía en esa persona (como lo elegiste bien, no
tienes por qué preocuparte) para que le ponga su toque personal. Incluso es
probable que si le dices exactamente qué tiene que hacer, se sienta limitado,
forzado y hasta desmotivado. Si, en cambio, le dices cuál es el objetivo a
cumplir, utilizará su autonomía, creatividad y compromiso para llevar adelante
la tarea. Si aún así quieres tener una participación más profunda, puedes darle
algunas sugerencias, o cuáles son las reglas de esta tarea (plazo a cumplir,
formatos de entrega, etc) o hasta comentarle cómo lo has hecho tú en el pasado.
Pero evita limitar su accionar. Te aseguro que te puedes sorprender con lo que
tu colaborador haga con esta tarea.
4) Evalúa los
resultados: puedes planificar una reunión periódica o puntual para evaluar los
resultados de esta tarea. Allí tendrás la posibilidad de marcar alguna
corrección si es necesario, felicitar a tu colaborador por su autonomía y
compromiso (¡no omitas esto!) y ofrecerle nuevas tareas para continuar
motivándolo. El colaborador no sólo aprenderá cómo hacer nuevas tareas sino que
también desplegará su creatividad y capacidad para lograrlas (algo que hoy está
fuera de su zona de confort) y se sentirá más comprometido con tu gestión como
jefe dado que continúas confiando en él para otras tareas y desafiándolo a
mejorar.
Una vez que estés acostumbrado a hacerlo con tareas simples y
con varios colaboradores, te darás cuenta que es más sencillo y habrás
descubierto tu estrategia personal para delegar más y mejor. Perderás el miedo,
optimizarás tu tiempo y al mismo tiempo motivarás a tu equipo de trabajo. Pero
recuerda la regla básica: implementa ahora mismo. No esperes una mejor oportunidad,
ésta es la mejor que tienes. La que estás viviendo hoy mismo.
La Lic. Gabriela Turiano es coach certificada, experta en
liderazgo y consultora en desarrollo personal y profesional. Creadora de www.CoachingParaTuCarrera.com se dedica a
trabajar con líderes, jefes y gerentes que necesitan potenciar su carrera,
mejorar su rendimiento y equilibrar su vida personal-profesional. Diseñó el
programa “Invierte tu Tiempo con Inteligencia” para ayudar a profesionales y
emprendedores a optimizar su tiempo y disfrutar de la libertad personal. Recibe
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control de tu negocio y tu carrera.
Del Blog del Emprendedor
Por Equipo Editor Tribuna Gerencial
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