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12 consideraciones al presentar el Informe de Gestión

En las organizaciones en general regidas por Asambleas de asociados o miembros de una institución se debe presentar al final de cada periodo o ejercicio en función el Informe de Gestión Anual por los miembros del Directorio o Juntas Directivas electas, el mismo supone un resumen de las actividades y/o acciones llevadas a cabo para el cumplimiento de los objetivos y metas planteadas. El informe de Gestión debe estar relacionado directamente con el plan operativo anual o Plan Estratégico indicando los niveles de cumplimiento a través de la metodología seleccionada para la presentación del mismo, sin embargo en la buena práctica se deben tomar en cuenta algunas consideraciones al momento de presentar y defender un informe de Gestión.

Doce  Consideraciones en la Presentación de Planes Operativos e Informes de Gestión

1. Previo al informe de gestión los asociados deben conocer el plan operativo anual presentado al inicio del periodo de funciones, el diseño del plan debe contener por lo menos la misión y visión que marca la razón de ser y el destino de las organizaciones.
2. La estrategia del plan operativo debe estar enmarcada en temas referentes a los requerimientos y necesidades de los asociados.
3. Los medios y los recursos a ser utilizados en el plan serán reflejados de forma sistemática, indicando responsable y fecha de ejecución, de esta manera interviene el elemento técnico en la implantación.
4. El cómo se llevara a cabo la estrategia debe reflejarse a través de planes de acción los cuales se denominan elementos tácticos.
5. Lo que se quiere hacer y cuando se quiere cumplir será mostrado a través de los Objetivos – Metas en cuadros descriptivos asociados con los elementos técnicos – tácticos.
6. Para conocer si los objetivos – metas se cumplieron con niveles de Calidad, Eficiencia, Economicidad, Eficacia, Efectividad y Productividad entre los más relevantes deben construirse indicadores (indicadores de gestión) los cuales serán parametrizados y contextualizados en el plan operativo de la organización con la finalidad de medir la gestión.
7. En los casos donde técnicamente sea posible, porcentualmente podrás construir indicadores relacionados con el presupuesto asignado y recursos utilizados en el cumplimiento de objetivos donde podrás medir niveles de economicidad.
8. El informe de Gestión debe contener por lo menos un escrito introductorio contentivo de los temas relacionados a las actividades realizadas.
9. El informe presentara memoria fotográfica y evidencias cualitativas que hayan contribuido al logro de objetivos.
10. Las actividades realizadas deben ser reflejadas en el plan escrito del informe y relacionarlo con el plan operativo en gráficas, o cuadros porcentuales revelando el cumplimiento de objetivos y metas planteadas.
11. De acuerdo a la metodología escogida los indicadores de gestión deben ser presentados como elementos evaluatorios en el cumplimiento de la planificación de la gestión Vs los objetivos y metas alcanzadas en la misma.
12. Los estándares de medición de la gestión deben predeterminarse en el plan operativo donde se indicará en que niveles de cumplimiento porcentuales u otra unidad, será considerado como alcanzado el objetivo en la gestión y será revelado comparativamente en el informe de gestión.

Miguel Camacaro
Coach Estratégico Gerencial